Per molto tempo, l'errore concettuale relativo all'incontrastato dominio delle vendite nel panorama delle attività aziendali a valore immediato, ha comportato una più o meno lieve sottostima degli acquisti e della loro capacità di generare reddito a tutti gli effetti.\nL'ufficio acquisti ha sempre avuto un ruolo rilevante, ma i flussi informativi e documentali scambiati dalle aziende ai fornitori erano considerati immeritevoli di particolare cura, alla stregua di comunicazioni interne di trascurabile rilevanza e molto distanti dall'elaborazione sofisticata dei testi di marketing e vendita.
\nAl giorno d'oggi, finalmente, il concetto di ottimizzazione degli acquisti e dei processi di approvvigionamento sembra essere diventato meno fugace.
\n\n\nl'ottimizzazione degli acquisti produce una riduzione di costo che a sua volta si traduce in un incremento dei profitti
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All'interno dei processi di acquisto, la richiesta d'offerta detiene il posto d'onore e svolge un ruolo essenziale, quale quello di raccogliere informazioni omogenee e comparabili relative alle condizioni di mercato attualmente applicate o applicabili ad uno specifico prodotto o servizio da parte di una rosa di possibili fornitori.
\nCon particolare riferimento al settore elettronico, è necessario considerare che le richieste di offerta possono essere tanto semplici quanto complesse a seconda dell'oggetto delle stesse: una commessa di un prodotto esistente è relativamente semplice da quotare, ma la messa in opera di una nuova linea di prodotti elettronici o l'ingegnerizzazione di un prodotto, ad esempio, richiedono uno studio di fattibilità preliminare e un'analisi più ampia ed approfondita. Nel caso di una richiesta di progetto complessa, il grado di dettaglio delle specifiche condivise è in grado di determinare il buon esito dell'intero processo.\nSpecificatamente, ci sono tre elementi principali che una richiesta d'offerta efficace dovrebbe contenere al fine di agevolare l'ottenimento di informazioni rapide, affidabili e precise da parte del Contract Electronics Manufacturer.
\nOgni richiesta d'offerta efficace dovrebbe iniziare con una panoramica descrittiva che abbia come scopo quello di inquadrare le caratteristiche di base del prodotto o del servizio di cui si richiede quotazione.
\n\n\nIn questa introduzione, non è necessario includere dettagli tecnici di ampio livello: la ragione dell'introduzione stessa è quella di fornire al fornitore informazioni generali di cui si desidera sia al corrente prima dell'elaborazione della proposta.
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All'interno della panoramica introduttiva, si consiglia inoltre di lasciar trasparire la propria prospettiva sul prodotto, sul progetto o sul servizio in oggetto: molto spesso i veri desiderata vengono trascurati fino al momento del confronto su una proposta già elaborata e ricevuta, ma è decisamente più efficace e quindi raccomandabile usare una certa trasparenza fin dal principio, così che le aspettative vengano subito intese nei giusti termini da entrambe le parti e specialmente da parte del fornitore, il cui scopo è quello di trovare la soluzione più idonea e soddisfacente possibile per il Cliente.
\nEcco di seguito alcune domande utili da porsi, le cui risposte, a seconda della rilevanza, possono essere inserite all'interno della panoramica introduttiva:
\nIl secondo paragrafo dovrebbe essere dedicato interamente a qualsiasi dettaglio tecnico sia considerato essenziale ed imprescindibile.
\n\n\nCon particolare riferimento al dominio dell'elettronica industriale, il mercato è estremamente vasto e ricco di opportunità. E' possibile scegliere tra diverse tecnologie che concorrono allo stesso risultato attraverso approcci diversi e a volte persino diametralmente opposti. Qualsiasi preferenza o requisito rilevante dovrebbe essere evidenziato e portato alla luce sin dal principio, per consentire al fornitore di adeguarsi alla scelta o sfruttare il suo know-how interno per proporre da subito qualcosa di essenzialmente compatibile ma più adeguato rispetto al progetto nel suo complesso.
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Nel caso in cui non vi siano preferenze tecniche o tecnologiche e si intenda demandare interamente al fornitore qualsiasi scelta attuativa, è comunque opportuno esplicitare la propria posizione.
\nInfine, il terzo paragrafo da aggiungere è quello relativo al previsione dei volumi, normalmente esposto in relazione al periodo di un intero esercizio.\n::La previsione dei volumi e la programmazione delle forniture possono avere un impatto non tracurabile sull'offerta economica, ed è dunque pieno interesse del Cliente comunicare questo tipo di informazioni.::\nIn particolare, l'accento dovrebbe essere posto sui volumi richiesti, sulla prima disponibilità richiesta e sulla programmazione delle successive consegne.\nI volumi sono variabili estremamente rilaventi per l'accuratezza della proposta che si riceverà dal fornitore. Per questa ragione è essenziale usare la massima trasparenza in merito.
\nQuando ci si occupa di elaborare una richiesta di offerta da inoltrare ad un Partner o ad un possibile nuovo Partner, risulta necessario trovare un buon equilibrio tra il fornire tutte le informazioni necessarie ed evitare di fornire troppe informazioni inessenziali almeno nella fase preliminare.\nMaggiore è la trasparenza e la chiarezza delle informazioni condivise, maggiore è la possibilità di ricevere proposte accurate, affidabili e comparabili sia sotto il profilo tecnico che economico e gestionale.\nSeguendo le linee guida qui esposte ed includendo i tre paragrafi essenziali descritti, è possibile semplificare la creazione di richieste di offerta efficaci e capaci di agevolare la creazione di valore che si consegue attraverso un'oculata gestione degli approvvigionamenti.
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